DATENSCHUTZERKLÄRUNG
des Institute of Science and Technology Austria (ISTA)
Präambel
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.
Als wissenschaftliches Forschungsinstitut unterliegt das ISTA besonderen Veröffentlichungs- und Datenverarbeitungsbedürfnissen. Insbesondere muss das ISTA unbefristet vertrauliche Aufzeichnungen von bestimmten Bewerbungs- und Lebenslaufdaten von Wissenschafter:innen, einschließlich externer Gutachten führen, sowie über Autorenschaft und IP-Rechte an Forschungsberichten, Forschungsdaten, Forschungssoftware, Laborbüchern und geistigem Eigentum sowie von bestimmten Graduate School- und Kursdaten für Studierende. Diese Aufzeichnungen werden grundsätzlich nicht gelöscht und in manchen Fällen, wie z.B. Gutachten, auch nicht veröffentlicht, selbst wenn dies von Personen, die in den Aufzeichnungen erwähnt werden, verlangt wird. Das Institut hat auch ohne Einwilligung des Einzelnen regelmäßig übliche, grundsätzlich allgemein zugängliche Lebenslaufdaten über seine derzeitigen und ehemaligen Wissenschafter:innen zu veröffentlichen.
Die Datenschutzgrundverordnung wie auch das in Österreich geltende Forschungsorganisationsgesetz sehen jedoch besondere Bestimmungen vor, um weiterhin für den Wissenschaftsbetrieb essentielle Datenverarbeitungen durchführen zu können, um unbeschränkt Autorenschaften feststellen (siehe nachfolgend unter Punkt 4.8/4.9), besondere Vertraulichkeit von Gutachten im Bewerbungsprozess sicherstellen (siehe Verweis auf das Geschäftsgeheimnis unter Punkt 7), die Archivierung von Benotungen und Forschungsergebnissen (siehe Punkt 4.8) oder die Veröffentlichung von Namen und Publikationslisten von Forschern, die am Institut tätig waren (siehe Punkt 4.9), vornehmen zu können.
Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer internen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.
1 Allgemeines
Diese Datenschutzerklärung gilt für das Institute of Science and Technology Austria (IST Austria, ISTA “wir“, “uns“), Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich, als Verantwortlicher iSd EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). ISTA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), der DSGVO, des Forschungsorganisationsgesetzes (FOG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG)). Nachfolgend informieren wir Sie über das Institut sowie Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und Verarbeitung und Ihre Rechte als betroffene Person.
2 Kontakt Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte
Institute of Science and Technology – Austria
zHd Legal Affairs
Adresse: Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich
Tel: +43‐(0)2243 9000
E-Mail: office@ista.ac.at
E-Mail zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte (siehe Punkt 7): dataprotection@ista.ac.at
Datenschutzbeauftragte des ISTA:
Dr. Svenja Kutnig, LL.M. (UCL)
Adresse: Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich
Tel: +43‐(0)2243 9000
E-Mail: dataprotectionofficer@ista.ac.at
3 Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich allein oder zusammen mit anderen Informationen auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter fallen zB Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand) Bezug zu lhrer Person herstellen können, zB anonymisierte lnformationen, sind keine personenbezogenen Daten laut DSGVO. Die Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die/der Betroffene.
4 Verarbeitungstätigkeiten
Wir möchten Sie in dieser Datenschutzerklärung über folgende Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten informieren:
4.1 Nutzung unserer Websites
4.2 Einsatz von Cookies
4.3 Versand von Informationen (zB Newsletter) und Veranstaltungsregistrierung
4.4 Kontaktmanagement (Customer Relationship Management – CRM)
4.5 Bewerbungen für Positionen in den Bereichen Administration und Scientific Service Units
4.6 Bewerbungen für Positionen im akademischen Bereich (zB Interns, PhD-Studenten, PostDocs, Assistant Professors, Professors)
4.7 Alumni Networking
4.8 Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement
4.9 Öffentlichkeitsarbeit
4.10 Vertragsmanagement
4.11 Bildverarbeitung (Picture Pool)
4.1 Nutzung unserer Websites
Die Nutzung der ISTA Websites ist grundsätzlich ohne Angabe von personenbezogenen Daten möglich. Für die Nutzung einzelner Services können sich jedoch abweichende Regelungen ergeben, auf die wir Sie gesondert hinweisen.
Wenn Sie unsere Websites nutzen, verarbeiten wir in der Regel Ihre IP-Adresse, Ihren Namen und die Version Ihres Webbrowsers, Ihren Webbrowser identifizierende Cookies, die eruieren, welche Seiten Sie wann genau auf unseren Websites besuchen (URL, Datum, Uhrzeit), und die Website, die Sie vor dem Aufruf unserer Websites besucht haben. All diese Daten übermittelt uns Ihr Webbrowser beim Aufruf unserer Websites. Diese Daten werden von uns nicht dazu verwendet, die einzelnen Nutzer:innen zu identifizieren; eine Auswertung der Daten erfolgt ausschließlich zu statistischen Zwecken unter Wahrung der Anonymität der einzelnen Nutzer:innen.
Neben den in Punkt 4.2 (Einsatz von Cookies) aufgezählten Verarbeitungstätigkeiten führen wir folgende Datenverarbeitungen auf unseren Websites durch:
- Protokollierung der Systembenutzung
- Berechtigungsprozess
- Auswertung der Serverlogs zur Problemanalyse
Ihre Zugriffsdaten auf den ISTA-Websites werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gem Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches darin besteht, die ISTA-Websites nutzerfreundlich zu gestalten und vor Angriffen zu schützen.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie wir sie für die Erfüllung der oben dargestellten Zwecke benötigen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger benötigen, löschen wir diese von unseren Systemen und Aufzeichnungen oder anonymisieren sie, damit Sie nicht mehr identifiziert werden können.
ISTA-Websites können sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter enthalten. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von den ISTA-Websites direkt auf die Website der anderen Anbieter weitergeleitet. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang mit Ihren Daten auf diesen Websites Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhalten.
4.2 Einsatz von Cookies
Um die Nutzung unserer ISTAWebsites für Sie so optimal wie möglich zu gestalten, verwenden wir sog. “Cookies”. Cookies sind Textdateien, die auf dem Computer des/der BesucherIn einer Website gespeichert werden können, sofern die Browsereinstellungen des/der BesucherIn dies zulassen. In diese Textdateien können Informationen geschrieben werden, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausgelesen werden können. Ein Cookie ist an eine bestimmte Domain gebunden und enthält Informationen, die später nur von dieser Domain aus wieder ausgelesen werden können.
Im Datenschutz unterscheidet man Cookies, die Ihre Einwilligung erfordern, bevor diese auf Ihrem Endgerät gespeichert werden dürfen, und Cookies, die laut Telekommunikationsgesetz ohne Ihre Einwilligung gespeichert werden dürfen, da diese unbedingt erforderlich sind, damit wir Ihnen unseren Dienst zur Verfügung stellen können. Der überwiegende Teil unserer Cookies sind solche, für die keine Einwilligung erforderlich ist. Die übrigen Cookies setzen wir selbstverständlich nur, nachdem wir Ihre Einwilligung eingeholt haben.
Die Rechtsgrundlage für das Setzen von Cookies ist somit entweder Ihre Einwilligung oder die im Telekommunikationsgesetz vorgesehene Ausnahmebestimmung und damit unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, das insbesondere im Setzen von Datensicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsverhinderung und Webseitenoptimierung besteht.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie „Technisch notwendige Cookies“ auswählen oder die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Dadurch kann das Setzen von Cookies auf Ihrem Gerät generell unterbunden und die Speicherdauer der Cookies verkürzt werden. Genauere Informationen hierzu finden Sie im Hilfemenü Ihres Browsers oder zB unter der URL http://www.aboutcookies.org. Bei Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der ISTA Websites eingeschränkt sein.
Zustimmungspflichtige Cookies auf der ISTA-Website
1. Matomo-Cookies:
Die folgenden Cookies werden verwendet:
- _pk_ses.<appID>.<domainHash>
Die Funktionalität ist: Speichern einer eindeutigen Benutzer-ID (von Matomo generiert)
- __pk__id.<appID>.<domainHash>
Die Funktionalität ist: Speichern einer eindeutigen Sitzungs-ID.
Der Zweck der Matomo-Cookies ist das Conversion-Tracking; dies wird z. B. verwendet, um zu verfolgen, wie BesucherInnen auf die Website gelangt sind (z. B. über einen Link auf einer Social-Media-Plattform) oder um zu sehen, welche Aktionen die BesucherInnen setzen (z. B. Download eines Dokuments). Das Conversion-Tracking hilft uns, die Benutzerfreundlichkeit der Website zu verbessern und die Wirksamkeit der Marketingmaßnahmen von ISTA zu bewerten.
Die folgenden personenbezogenen Daten werden verarbeitet:
- Auf der Website platzierte Cookies
- Benutzer-ID
- Standort des/der BesucherIn (nur Land)
- Datum und Uhrzeit
- Titel der aufgerufenen Seite
- URL der aufgerufenen Seite
- URL der Seite, die vor der aktuellen Seite aufgerufen wurde
- Bildschirmauflösung
- Zeit in der lokalen Zeitzone
- Dateien, die angeklickt und heruntergeladen wurden
- Klicks auf Links zu einer externen Domain
- Zeit der Seitengenerierung
- Hauptsprache des Browsers
- User Agent des Browsers (z. B. wenn Sie Chrome, Firefox usw. verwenden)
- Formularinteraktionen (z. B. wenn Sie ein Formular auf der ISTA-Website ausfüllen)
- Medieninteraktionen (z. B. wenn Sie ein Video gestartet haben)
Die über Matomo erhaltenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich von ISTA verarbeitet.
Für die monatliche Berichterstattung und Analyse und um kurzfristige Änderungen und Verbesserungen an der Website vornehmen zu können, speichern wir die folgenden Daten für einen Zeitraum von 3 Monaten:
- Auf der Website platzierte Cookies
- Benutzer-ID
- Datum und Uhrzeit
- Bildschirmauflösung
- Zeit in der lokalen Zeitzone
- Uhrzeit der Seitenerstellung
- Hauptsprache des Browsers
- User Agent des Browsers (z.B. wenn Sie Chrome, Firefox etc. verwenden)
Wir speichern die folgenden Daten für einen Zeitraum von 13 Monaten zu Zwecken der jährlichen Berichterstattung:
- Standort des/der BesucherIn
- Titel der aufgerufenen Seite
- URL der aufgerufenen Seite
- URL der Seite, die vor der aktuellen Seite aufgerufen wurde
- Dateien, die angeklickt und heruntergeladen wurden
- Klicks auf Links zu einer externen Domain
- Formularinteraktionen (z. B. wenn Sie ein Formular auf der ISTA-Website ausfüllen)
- Medieninteraktionen (z. B. wenn Sie ein Video starten)
Technisch notwendige Cookies auf der ISTA-Website
- Sprach-Cookie von Polylang
- pll_language
WordPress benötigt eine Standardsprache, um die Website anzuzeigen. Das Cookie ist technisch notwendig, da die Website ohne eine durch dieses Cookie gesetzte Standardsprache nicht angezeigt werden kann. Die Standardsprache auf unserer Website ist Englisch. Wenn Sie eine andere Sprache wählen, wird diese Information ebenfalls in diesem Cookie gespeichert. Wir speichern diese Daten für einen Zeitraum von einem Jahr.
Die folgenden Daten werden verarbeitet: Die vom/von der BesucherIn gewählte Sprache.
2. Von dem Cookie-Banner verwendete Cookies
Die folgenden Cookies werden von dem Cookie-Banner verwendet:
- cookielawinfo-checkbox-analytics
- cookielawinfo-checkbox-necessary
- viewed_cookie_policy
- CookieLawInfoConsent
Die folgenden Daten werden verarbeitet: Die getroffene Auswahl des/der BesucherIn.
Der Zweck der Cookies ist es, die Wahl des/der BesucherIn für jede Kategorie (Analyse, Notwendig) zu speichern. Die Cookies sind technisch notwendig, da ohne diese Cookies das Cookie-Banner Plug-In nicht angezeigt werden kann.
Die Daten werden für einen Zeitraum von 11 Monaten gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird das Cookie-Banner erneut angezeigt und Sie müssen Ihre Cookie-Präferenz erneut auswählen.
4.3 Versand von Informationen (zB Newsletter) und Veranstaltungsregistrierung
Wir freuen uns, wenn Sie sich zu Veranstaltungen anmelden oder sich für die Zusendung von Informationen über Aktivitäten, Neuigkeiten in der Forschung und Veranstaltungen des ISTA (einschließlich Newsletter, Veranstaltungseinladungen, Jahresbericht) registrieren und weiters einwilligen, dass wir Ihre Daten an unsere Tochtergesellschaften zu diesem Zweck übermitteln.
Für die oben genannten Zwecke erheben wir die von Ihnen bekanntgegebenen Daten, wie Ihren Namen, E-Mail Adresse und postalische Anschrift, Ihre Telefonnummer sowie Ihre Organisation und Funktion. Für die Online-Registrierung benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Wir überprüfen die von Ihnen eingetragene E-Mail-Adresse gegebenenfalls, ob Sie tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind. Dies erfolgt dadurch, dass wir Ihnen an die von Ihnen genannte E-Mail-Adresse eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung schicken.
Mit Ihrer Registrierung verarbeiten wir auch Ihre IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit Ihrer Anmeldung. Dies geschieht aus Sicherheitsgründen für den Fall, dass wir den Nachweis führen müssen, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung bekommen zu haben.
Eine Datenübermittlung erfolgt ausschließlich an unsere Tochtergesellschaften zum Zweck Sie über Aktivitäten, Neuigkeiten in der Forschung und Veranstaltungen unserer Tochterunternehmen zu informieren, insbesondere an xista science ventures Management GmbH, Plöcking 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich, Tel +43‐(0)2243 9000, Email: office@xista.vc, sowie an xista science park GmbH, Plöcking 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich, Tel +43-(0)2243 9000, office@xista-park.com. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie gegebene Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (siehe dazu Punkt 6).
Das ISTA behält sich vor, Ihre uns bekannt gegebenen Daten zum Zweck des Direktmarketings, insbesonders zur Information und Einladung zu weiteren Veranstaltungen, Erhalt von Newslettern, weiterzuverwenden und zu diesem Zweck an unsere Tochtergesellschaften zu übermitteln; Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Als InteressentIn des Angebots des ISTA möchten wir Sie gerne aktuell und gezielt über Neuigkeiten und Veranstaltungen des Instituts und unserer Tochtergesellschaften informieren. Sie können der Übermittlung von Informationen jederzeit widersprechen (siehe dazu Punkt 7).
Die Löschung der Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprechen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.
4.4 Kontaktmanagement (Customer Relationship Management – CRM)
Zum Zweck der Kontaktaufnahme, Korrespondenz und Erarbeitung individueller Kommunikationsstrategien mit Vertragspartner:innen, Interessent:innen und (potentiellen) Unterstützer:innen des ISTA verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, Email-Adresse, postalische Adresse, Organisation und Funktion), Angaben zu Ihrer Ausbildung und Ihrem beruflichen Werdegang, Geburtsdatum, Nationalität, Förderdaten und Interessensschwerpunkte. Dies dient weiters der Optimierung unseres Kontaktmanagements (Customer Relationship Management – CRM). Wir verarbeiten Ihre Daten entweder zur Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (etwa wenn Sie uns Ihre Visitenkarte übergeben haben) oder in unserem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, um das Kontaktmanagement ideal gestalten zu können oder wenn es sich um öffentlich verfügbare Daten handelt. Sofern Ihre für diesen Zweck verarbeiteten Daten nicht von Ihnen selbst bekannt gegeben wurden, stammen die Daten aus einer telefonischen Abfrage oder öffentlich zugänglichen Quellen wie öffentlich verfügbaren Websites, Registern, oder aus allgemein zugänglichen Inhalten in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder XING.
Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen bzw, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Punkt 7 einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf bzw Widerspruch, längstens jedoch bis die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.
4.5 Bewerbungen für Positionen in den Bereichen Administration und Scientific Service Units
Zum Zweck der Bewerbungsdatenverwaltung für ausgeschriebene Positionen in den Bereichen Administration und Scientific Service Units des ISTA werden Daten von Ihnen als BewerberIn erfasst und verarbeitet, die Sie entweder selbst zur Verfügung gestellt haben oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, internen Assessment Center oder der Durchführung von Tests. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.
Wir erheben im Zuge des Bewerbungsprozesses keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Daten, aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung). Sollten Sie uns dennoch Informationen übermitteln, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, so liegt darin Ihre ausdrückliche Einwilligung gem Art 9 Abs 2 lit a DSGVO, dass wir diese Daten verarbeiten dürfen.
Ihre Daten werden für die Dauer von 7 Monaten nach Ende des Bewerbungsverfahrens gespeichert und nach Ablauf dieser 7 Monate gelöscht. Darüber hinaus werden Ihre Daten nur dann aufbewahrt, wenn Sie einwilligen, wenn wir Ihre Daten auf Basis einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage weiterverarbeiten (etwa im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis) oder dies bis zur Beendigung allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, notwendig ist. Sofern Sie einwilligen, halten wir Ihre Bewerbung für zwei Jahre in Evidenz. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen.
4.6 Bewerbungen für Positionen im akademischen Bereich (zB Interns, PhD-Studenten, PostDocs, Assistant Professors, Professors)
Zum Zweck der Bewerbungsdatenverwaltung für ausgeschriebene Positionen im akademischen Bereich des ISTA (zB Interns, PhD-Studenten, PostDocs, Assistant Professors und Professors) werden Daten von Ihnen als Bewerber:in erfasst und verarbeitet, die Sie entweder selbst zur Verfügung gestellt haben oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, internen Assessment Center oder der Durchführung von Tests.
Teil des international anerkannten Bewerbungsverfahrens im Zuge von wissenschaftlichen Bewerbungen ist die Einholung unabhängiger Gutachten von Wissenschafter:innen weltweit. Zu diesem Zweck werden bei Bewerbungen für Positionen als Professor und Assistant Professor die erforderlichen Informationen von Bewerber:innen (das sind Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf mit Publikationsliste, Anschreiben, Forschungsbericht inklusive Beschreibung der erreichten wissenschaftlichen Leistungen und Forschungsplan) an externe Gutachter:innen (auch in Drittstaaten) zur Erstellung eines Gutachtens über den/die Bewerber:in übermittelt. Um die Unabhängigkeit dieser Gutachter:innen zu wahren, werden die Identität der Gutachter:innen sowie die von ihnen erstellten Gutachten streng vertraulich behandelt und gelten als Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des ISTA und werden daher nicht an die Bewerber:innen weitergegeben. Mit den Gutachter:innen werden entsprechende Geheimhaltungsvereinbarungen abgeschlossen.
Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (iVm Art 49 Abs 1 lit b DSGVO bei Übermittlung an Gutachter im Drittland). Wir erheben im Zuge des Bewerbungsprozesses keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Daten, aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung). Sollten Sie uns dennoch Informationen übermitteln, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, so liegt darin Ihre ausdrückliche Einwilligung gem Art 9 Abs 2 lit a DSGVO, dass wir diese Daten verarbeiten dürfen.
Bei hoher Bewerber:innenanzahl behält sich das ISTA vor, im ersten Auswahlprozess automationsunterstützte Hilfsprogramme einzusetzen, die die zuständigen Mitarbeiter:innen des ISTA dabei unterstützen, die geeignetsten Bewerber:innen für das ISTA zu finden. Rechtsgrundlagen für diese Datenverarbeitungen sind Art 6 Abs 1 lit b und f DSGVO.
Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren nach Ende des Bewerbungsverfahrens gespeichert, darüber hinaus wenn dies zu Dokumentationszwecken im Rahmen von geförderten Programmen im Hinblick auf eine mögliche Auditierung durch Förderstellen erforderlich ist (etwa sind Bewerbungen um ISTplus Fellowships für 5 Jahre nach Abschluss des Förderprogramms aufzubewahren), wenn wir Ihre Daten auf Basis einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage weiterverarbeiten (etwa im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis) oder wenn dies bis zur Beendigung allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, notwendig ist. Sofern Sie als Bewerber:in ein Angebot des ISTA auf Aufnahme ablehnen, so ist das ISTA darüber hinaus berechtigt bestimmte Daten von Ihnen zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement zu verarbeiten (siehe dazu Punkt 4.8).
Darüber hinaus können Ihre Daten, die für zentrale und jährlich wiederkehrende Aufnahmeverfahren – z.B. in die Graduate School und für ISTernships – verarbeitet werden, sowie öffentlich zugängliche Daten für die wissenschaftliche Forschung des Instituts zur Beurteilung dieser Aufnahmeverfahren auf der Grundlage von § 7 Abs 1 DSG bzw § 2d und § 2f FOG verwendet werden, wobei Ihre direkt identifizierbaren Daten (wie Name, E-Mail) sofort verschlüsselt oder entfernt werden, wenn pseudonymisierte oder anonymisierte Daten in einzelnen Phasen der wissenschaftlichen Tätigkeit ausreichend sind. Daten, die für den Zweck dieser Aufnahmeverfahren verarbeitet werden, werden gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (siehe dazu Punkt 7), sobald sie für das Forschungsprojekt oder zum Nachweis der Einhaltung guter wissenschaftlicher Praxis nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch nach 10 Jahren.
4.7 Alumni Networking
Wir freuen uns, dass Sie sich als Alumni des ISTA auf unserer Alumni Website registrieren, um mit uns und anderen ISTA Alumni in Kontakt zu bleiben und sich zu vernetzen. Im Rahmen der Registrierung haben Sie eingewilligt, dass wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung von Informationen über unser Alumni Programm (Wettbewerbe, Erfolgsgeschichten, neue Entwicklungen, etc) verwenden dürfen und weiters dass wir die von Ihnen angegebenen Daten zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement verarbeiten dürfen (siehe dazu Punkt 4.8).
Gewisse von Ihnen bekannt gegebene Informationen (insbesondere Name) sind auch für andere registrierte Nutzer unserer Alumni Website einsehbar. Diese Felder sind in der Eingabemaske entsprechend markiert und werden von Ihnen freiwillig befüllt.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie gegebene Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (siehe dazu Punkt 6).
Die Löschung der Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.
4.8 Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement
Zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und des Qualitätsmanagements im Zusammenhang mit dem optimalen Mitteleinsatz des ISTA und zur Feststellung der Wirkungen von Maßnahmen im Bereich Wissenschaft und Forschung erheben und verarbeiten wir, soweit verfügbar und von uns für diesen Zweck in Anspruch genommen, folgende qualitative und quantitative Daten von Ihnen, sofern Sie entweder im Rahmen von Lehre bzw. Forschung am ISTA tätig waren bzw sind, oder sich für eine Position im akademischen Bereich beworben haben (siehe Punkt 4.6) und ein Angebot des ISTA auf Aufnahme abgelehnt haben: Adressdaten, Ausbildungsdaten, beruflicher Werdegang, Einkommen, Beschäftigungsstatus und -ausmaß (Vollzeit/Teilzeit; Permanent/Temporär), Daten zur Rolle des/der Betroffenen (zB Jobtitel), Emaildaten, Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Leistungsnachweis/Benotung (einschließlich Gutachten (Review Letter)), Nationalität, aktueller Arbeitgeber, Daten zum Arbeitsverhältnis, Geburtsdatum, Name, qualitative Daten betreffend Relevanz des Studiums für die Beschäftigung, berufliches Fortkommen und Zufriedenheit, sowie Wahrnehmung der Qualität und Relevanz Ihrer Bildungs- und Ausbildungserfahrung, geografische und/oder sektorale Mobilität, akademische Funktionen, Publikationen, Drittmitteleinwerbungen und Aktivitäten betreffend Technologietransfer.
Sofern Ihre für diesen Zweck verarbeiteten Daten nicht von Ihnen selbst bekannt gegeben wurden, stammen die Daten aus anderen am ISTA durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten oder öffentlich zugänglichen Quellen wie öffentlich verfügbaren Websites, Registern, oder aus allgemein zugänglichen Inhalten in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder XING.
Ihre Daten zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und des Qualitätsmanagements werden für die Dauer des Bestehens des Instituts verarbeitet und gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (siehe dazu Punkt 7), wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird. Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung ist jedoch ausgeschlossen, sofern ein solcher Widerspruch voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung (Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement) unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt. Wir verarbeiten Ihre Daten zum oben genannten Zweck auf Basis eines öffentlichen Interesses gem Art 6 Abs 1 lit e und Art 9 Abs 2 lit g DGSVO iVm § 2e und § 2h FOG.
4.9 Öffentlichkeitsarbeit
Zum Zweck des öffentlichen Auftritts des ISTA führen wir unsere wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen mit Namen, Foto und Publikationsliste sowie unsere ehemaligen wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen mit Namen und Publikationsliste auf den ISTA Websites bzw in öffentlich zugänglichen Berichten an. Wir verarbeiten Ihre Daten zu diesem Zweck auf Basis eines öffentlichen Interesses gem Art 6 Abs 1 lit e DGSVO iVm § 2e und 2h FOG. Darüber hinausgehende Daten (etwa übliche, und grundsätzlich allgemein zugängliche Lebenslaufdaten und Zugehörigkeit zu einer Research Group von derzeitigen oder ehemaligen wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen, sowie Fotos ehemaliger wissenschaftlicher Mitarbeiter:innen) verarbeiten wir zu diesem Zweck auf Basis Ihrer Einwilligung oder unseres berechtigten Interesses gem Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches in der notwendigen Transparenz im Bereich Wissenschaft und Forschung und/oder aus Gründen der Öffentlichkeitsarbeit besteht.
Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen bzw, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben, jederzeit Widerspruch zur Verarbeitung gemäß Punkt 7 einlegen. Ihre Daten zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit werden für die Dauer des Bestehens des Instituts verarbeitet und gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.
4.10 Vertragsmanagement
ISTA verarbeitet jene personenbezogenen Daten, die Sie als VertragspartnerIn oder AuftragnehmerIn dem ISTA durch Angaben, etwa im Rahmen einer Anfrage oder Registrierung oder zum Abschluss eines Vertrages, zur Verfügung stellen. Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Kommunikation mit dem/der VertragspartnerIn oder AuftragnehmerIn bzw zur Durchführung des Vertrages. Darunter fällt die Anbahnung, der Abschluss, die Abwicklung, Gewährleistungen sowie die Rückabwicklung.
Hierzu werden folgende personenbezogene Daten betroffener Personen der VertragspartnerIn oder AuftragnehmerIn (oder SubauftragnehmerIn) verarbeitet: Name und Kontaktdaten von Ansprechpartner:innen sowie elektronisch erstellte und archivierte Dokumente (wie zB Korrespondenz). Nehmen Sie an unserem Kursangebot teil, werden die für die Kursanmeldung und -abwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert (Name, Kontaktdaten, Angaben zur Kursteilnahme, Leistungsnachweis und Benotung). Als externer Lehrender erfassen und verarbeiten wir die zur Kursabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten von Ihnen (Name, Kontaktdaten, Angaben zum Kurs, Kursevaluierung durch Kursteilnehmer:innen).
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.
Die Daten werden bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der für das ISTA geltenden Garantie- , Gewährleistungs-, Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, gespeichert und aufbewahrt.
4.11 Bildverarbeitung (Picture Pool)
Das ISTA behält sich vor, bei Vorlesungen und Veranstaltungen (insbesondere öffentlichen Lectures, Open Campus, Lange Nacht der Forschung) Bildaufnahmen (Fotos und Videos, inklusive Audiomaterial) der Teilnehmer:innen und Vortragenden zu erstellen und diese auf den ISTA Websites, in Medienberichten und Social Media Portalen des ISTA zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung dient der Berichterstattung über Vorlesungen und Veranstaltungen des Instituts sowie zu Informationszwecken und besitzt keinen kommerziellen Charakter.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist entweder Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 12 DSG unserer Verpflichtung nachzukommen, die Öffentlichkeit über Vorlesungen und Veranstaltungen des Instituts zu informieren.
Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen bzw, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben, jederzeit Widerspruch zur Verarbeitung gemäß Punkt 7 einlegen. Werden Bilder von Ihnen auf Basis Ihrer Einwilligung für Marketingzwecke erstellt (zB für Plakate, Flyer zu Veranstaltungen), können Sie Ihre Einwilligung bis zur Erteilung des Druckauftrags widerrufen.
Wir verarbeiten Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf bzw Widerspruch, längstens jedoch bis die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.
Insbesondere ist die Speicherdauer abhängig von folgenden Kriterien:
- Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung)
- Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde (öffentliche Veranstaltung, Vorlesung, Graduierungsfeier)
- Eignung zur Verwendung auf unseren Websites und in sozialen Netzwerken
- Eignung zur Darstellung der Institutsgeschichte
- Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und Geschäftsberichten
- Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen
- Eignung zur Archivierung
Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung des Bild- und/oder Videomaterials (inkl. Audioaufnahmen) allenfalls bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, zu welchen dieses als Beweis benötigt werden. Angefertigtes Bild- und/oder Videomaterial (inkl. Audioaufnahmen) wird im Rahmen der Zwecke veröffentlicht – d.h. jedermann zugänglich gemacht. Falls erforderlich, wird das Bild- und/oder Videomaterial (inkl. Audioaufnahmen) an – zur Durchführung der Werbemaßnahme erforderliche – Dritte (zB Agenturen, Druckereibetriebe) übermittelt.
5 Empfänger
Am ISTA verarbeiten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche und Personen Ihre Daten.
Sofern nicht ausdrücklich in unseren Verarbeitungstätigkeiten (Punkt 4) erwähnt, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, es ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich oder gesetzlich/behördlich verpflichtend.
Allerdings werden Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag auch von unseren Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese Auftragsverarbeiter sind insbesondere Anbieter von Marketingtools, IT-Dienstleister, Anbieter von sonstigen Tools und Softwarelösungen und IT-Wartungsdienste. Unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen.
6 Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen.
Für den Widerruf der von Ihnen erteilten Einwilligungen zu Verarbeitungen des ISTA senden Sie bitte eine E-Mail an dataprotection@ist.ac.at oder einen Brief an ISTA, zHd Legal Affairs, Am Campus 1, A-3400 Klosterneuburg.
7 Betroffenenrechte
Ihnen stehen als betroffene Person unserer Datenverarbeitungen folgende Rechte und Rechtsbehelfe zu:
Sie haben gemäß Art 15 DSGVO das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei ISTA gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dieses Recht besteht unbeschadet anderer gesetzlicher Beschränkungen in der Regel dann nicht, wenn durch die Erteilung dieser Auskunft ein Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis des ISTA bzw Dritter gefährdet würde.
Ebenso haben Sie gemäß Art 16 DSGVO das Recht auf Berichtigung falscher oder unvollständiger personenbezogener Daten, gemäß Art 17 DSGVO auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“), oder gemäß Art 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung. Gemäß Art 20 DSGVO können Sie die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und die ungehinderte und uneingeschränkte Übermittlung dieser Daten an einen Dritten verlangen.
Sie haben gemäß Art 21 DSGVO weiters das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir auf Basis eines öffentlichen oder berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit e und f DSGVO) oder zu wissenschaftlichen Forschungszwecken gemäß Art 89 Abs 1 DSGVO verarbeiten, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten Ihre Daten nach Ihrem Widerspruch nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder, im Falle von wissenschaftlichen Forschungszecken, ist zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich.
Gegen die Datenverarbeitung zum Zweck des Direktmarketings (siehe Punkt 4.3) können Sie jederzeit Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft erheben.
Für im Rahmen des FOG durchgeführte Verarbeitungstätigkeiten (zB Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement gemäß Punkt 4.8) können Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen des § 2d Abs 6 FOG ausüben.
Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an dataprotection@ista.ac.at oder postalisch an unsere Adresse: Institute of Science and Technology Austria, zHd Legal Affairs, Am Campus 1, A-3400 Klosterneuburg.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie auch gerne unsere in Punkt 2 erwähnte Datenschutzbeauftragte kontaktieren.
Sie haben außerdem die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).
