DATENSCHUTZERKLÄRUNG

des Institute of Science and Technology – Austria (IST Austria)

Präambel

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Als wissenschaftliches Forschungsinstitut unterliegt das IST Austria besonderen Veröffentlichungs- und Datenverarbeitungsbedürfnissen. Insbesondere muss das IST Austria unbefristet vertrauliche Aufzeichnungen von bestimmten Bewerbungs- und Lebenslaufdaten von WissenschaftlerInnen, einschließlich externer Gutachten führen, sowie über Autorenschaft und IP-Rechte an Forschungsberichten, Forschungsdaten, Forschungssoftware, Laborbüchern und geistigem Eigentum sowie von bestimmten Graduate School- und Kursdaten für Studierende. Diese Aufzeichnungen werden grundsätzlich nicht gelöscht und in manchen Fällen, wie z.B. Gutachten, auch nicht veröffentlicht, selbst wenn dies von Personen, die in den Aufzeichnungen erwähnt werden, verlangt wird. Das Institut hat auch ohne Einwilligung des Einzelnen regelmäßig übliche, grundsätzlich allgemein zugängliche Lebenslaufdaten über seine derzeitigen und ehemaligen WissenschaftlerInnen zu veröffentlichen.

Die Datenschutzgrundverordnung wie auch das in Österreich geltende Forschungsorganisationsgesetz sehen jedoch besondere Bestimmungen vor, um weiterhin für den Wissenschaftsbetrieb essentielle Datenverarbeitungen durchführen zu können, um unbeschränkt Autorenschaften feststellen (siehe nachfolgend unter Punkt 4.8/4.9), besondere Vertraulichkeit von Gutachten im Bewerbungsprozess sicherstellen (siehe Verweis auf das Geschäftsgeheimnis unter Punkt 7), die Archivierung von Benotungen und Forschungsergebnissen (siehe Punkt 4.8) oder die Veröffentlichung von Namen und Publikationslisten von Forschern, die am Institut tätig waren (siehe Punkt 4.9), vornehmen zu können.

Da Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer internen Prozesse eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen können, bitten wir Sie, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzulesen.

1     Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Institute of Science and Technology – Austria (IST Austria, “wir“, “uns“), Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich, als Verantwortlicher iSd EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). IST Austria verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (insbesondere des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), der DSGVO, des Forschungsorganisationsgesetzes (FOG) und des Telekommunikationsgesetzes (TKG)). Nachfolgend informieren wir Sie über das Institut sowie Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung und Verarbeitung und Ihre Rechte als betroffene Person.

2     Kontakt Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragte/r

Institute of Science and Technology – Austria
zHd Legal Affairs
Adresse: Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich
Tel: +43‐(0)2243 9000
E-Mail: office@ist.ac.at

E-Mail zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte (siehe Punkt 7): dataprotection@ist.ac.at

Datenschutzbeauftragte des IST Austria:
Dr. Svenja Kutnig, LL.M. (UCL)
Adresse: Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich
Tel: +43‐(0)2243 9000
E-Mail: dataprotectionofficer@ist.ac.at

3     Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich allein oder zusammen mit anderen Informationen auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Darunter fallen zB Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand) Bezug zu lhrer Person herstellen können, zB anonymisierte lnformationen, sind keine personenbezogenen Daten laut DSGVO. Die Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die/der Betroffene.

4     Verarbeitungstätigkeiten

Wir möchten Sie in dieser Datenschutzerklärung über folgende Verarbeitungen Ihrer personenbezogenen Daten informieren:

4.1   Nutzung unserer Websites
4.2   Einsatz von Cookies
4.3   Versand von Informationen (zB Newsletter) und Veranstaltungsregistrierung
4.4   Kontaktmanagement (Customer Relationship Management – CRM)
4.5   Bewerbungen für Positionen in den Bereichen Administration und Scientific Service Units
4.6   Bewerbungen für Positionen im akademischen Bereich (zB Interns, PhD-Studenten, PostDocs, Assistant Professors, Professors)
4.7   Alumni Networking
4.8   Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement
4.9   Öffentlichkeitsarbeit
4.10 Vertragsmanagement
4.11   Bildverarbeitung (Picture Pool)

4.1   Nutzung unserer Websites

Die Nutzung der IST Austria Websites ist grundsätzlich ohne Angabe von personenbezogenen Daten möglich. Für die Nutzung einzelner Services können sich jedoch abweichende Regelungen ergeben, auf die wir Sie gesondert hinweisen.

Wenn Sie unsere Websites nutzen, verarbeiten wir in der Regel Ihre IP-Adresse, Ihren Namen und die Version Ihres Webbrowsers, Ihren Webbrowser identifizierende Cookies, die eruieren, welche Seiten Sie wann genau auf unseren Websites besuchen (URL, Datum, Uhrzeit), und die Website, die Sie vor dem Aufruf unserer Websites besucht haben. All diese Daten übermittelt uns Ihr Webbrowser beim Aufruf unserer Websites. Diese Daten werden von uns nicht dazu verwendet, die einzelnen NutzerInnen zu identifizieren; eine Auswertung der Daten erfolgt ausschließlich zu statistischen Zwecken unter Wahrung der Anonymität der einzelnen NutzerInnen.

Neben den in Punkt 4.2 (Einsatz von Cookies) aufgezählten Verarbeitungstätigkeiten führen wir folgende Datenverarbeitungen auf unseren Websites durch:

  • Protokollierung der Systembenutzung
  • Berechtigungsprozess
  • Auswertung der Serverlogs zur Problemanalyse

Ihre Zugriffsdaten auf den IST Austria-Websites werden nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse gem Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches darin besteht, die IST Austria-Websites nutzerfreundlich zu gestalten und vor Angriffen zu schützen.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie wir sie für die Erfüllung der oben dargestellten Zwecke benötigen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger benötigen, löschen wir diese von unseren Systemen und Aufzeichnungen oder anonymisieren sie, damit Sie nicht mehr identifiziert werden können.

IST Austria-Websites können sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter enthalten. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie von den IST Austria-Websites direkt auf die Website der anderen Anbieter weitergeleitet. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang mit Ihren Daten auf diesen Websites Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Anbieter die Datenschutzbestimmungen einhalten.

4.2   Einsatz von Cookies

Um die Nutzung unserer IST Austria-Websites für Sie so optimal wie möglich zu gestalten, verwenden wir sog. “Cookies”. Cookies sind Textdateien, die auf dem Computer des/der BesucherIn einer Website gespeichert werden können, sofern die Browsereinstellungen des/der BesucherIn dies zulassen. In diese Textdateien können Informationen geschrieben werden, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder ausgelesen werden können. Ein Cookie ist an eine bestimmte Domain gebunden und enthält Informationen, die später nur von dieser Domain aus wieder ausgelesen werden können.

Bevor wir Cookies auf unseren Websites ausspielen, bitten wir Sie um Ihre Einwilligung. Ihre Einwilligung können Sie auch einfach dadurch ausdrücken, dass Sie unsere Websites nach Kenntnisnahme unserer Cookie-Information weiternutzen.

Im Datenschutz unterscheidet man Cookies, die Ihre Einwilligung erfordern, bevor diese auf Ihrem Endgerät gespeichert werden dürfen, und Cookies, die laut Telekommunikationsgesetz ohne Ihre Einwilligung gespeichert werden dürfen, da diese unbedingt erforderlich sind, damit wir Ihnen unseren Dienst zur Verfügung stellen können. Der überwiegende Teil unserer Cookies sind solche, für die keine Einwilligung erforderlich ist. Die übrigen Cookies setzen wir selbstverständlich nur, nachdem wir Ihre Einwilligung eingeholt haben.

Die Rechtsgrundlage für das Setzen von Cookies ist somit entweder Ihre Einwilligung oder die im Telekommunikationsgesetz vorgesehene Ausnahmebestimmung und damit unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, das insbesondere im Setzen von Datensicherheitsmaßnahmen, Missbrauchsverhinderung und Webseitenoptimierung besteht.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Dadurch kann das Setzen von Cookies auf Ihrem Gerät generell unterbunden und die Speicherdauer der Cookies verkürzt werden. Genauere Informationen hierzu finden Sie im Hilfemenü Ihres Browsers oder zB unter der URL http://www.aboutcookies.org. Bei Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität der IST Austria Websites eingeschränkt sein.

4.3   Versand von Informationen (zB Newsletter) und Veranstaltungsregistrierung

Wir freuen uns, wenn Sie sich zu Veranstaltungen anmelden oder sich für die Zusendung von Informationen über Aktivitäten, Neuigkeiten in der Forschung und Veranstaltungen des IST Austria (einschließlich Newsletter, Veranstaltungseinladungen, Jahresbericht) registrieren und weiters einwilligen, dass wir Ihre Daten an unsere Tochtergesellschaften zu diesem Zweck übermitteln.

Für die oben genannten Zwecke erheben wir die von Ihnen bekanntgegebenen Daten, wie Ihren Namen, E-Mail Adresse und postalische Anschrift, Ihre Telefonnummer sowie Ihre Organisation und Funktion. Für die Online-Registrierung benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse. Wir überprüfen die von Ihnen eingetragene E-Mail-Adresse gegebenenfalls, ob Sie tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind. Dies erfolgt dadurch, dass wir Ihnen an die von Ihnen genannte E-Mail-Adresse eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Registrierung schicken.

Mit Ihrer Registrierung verarbeiten wir auch Ihre IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit Ihrer Anmeldung. Dies geschieht aus Sicherheitsgründen für den Fall, dass wir den Nachweis führen müssen, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung bekommen zu haben.

Eine Datenübermittlung erfolgt ausschließlich an unsere Tochtergesellschaften zum Zweck Sie über Aktivitäten, Neuigkeiten in der Forschung und Veranstaltungen unserer Tochterunternehmen zu informieren, insbesondere an IST Cube Management GmbH, Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich, Tel +43‐(0)2243 9000, Email: office@ist-cube.com, sowie an IST Austria PARK GmbH, Am Campus 1, 3400 Klosterneuburg, Österreich, Tel +43-(0)2243 9000, info@istpark.at. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie gegebene Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (siehe dazu Punkt 6).

Das IST Austria behält sich vor, Ihre uns bekannt gegebenen Daten zum Zweck des Direktmarketings, insbesonders zur Information und Einladung zu weiteren Veranstaltungen, Erhalt von Newslettern, weiterzuverwenden und zu diesem Zweck an unsere Tochtergesellschaften zu übermitteln; Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Als InteressentIn des Angebots des IST Austria möchten wir Sie gerne aktuell und gezielt über Neuigkeiten und Veranstaltungen des Instituts und unserer Tochtergesellschaften informieren. Sie können der Übermittlung von Informationen jederzeit widersprechen (siehe dazu Punkt 7).

Die Löschung der Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder der Verarbeitung widersprechen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.

4.4   Kontaktmanagement (Customer Relationship Management – CRM)

Zum Zweck der Kontaktaufnahme, Korrespondenz und Erarbeitung individueller Kommunikationsstrategien mit VertragspartnerInnen, InteressentInnen und (potentiellen) UnterstützerInnen des IST Austria verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (Name, Telefonnummer, Email-Adresse, postalische Adresse, Organisation und Funktion), Angaben zu Ihrer Ausbildung und Ihrem beruflichen Werdegang, Geburtsdatum, Nationalität, Förderdaten und Interessensschwerpunkte. Dies dient weiters der Optimierung unseres Kontaktmanagements (Customer Relationship Management – CRM). Wir verarbeiten Ihre Daten entweder zur Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (etwa wenn Sie uns Ihre Visitenkarte übergeben haben) oder in unserem berechtigten Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, um das Kontaktmanagement ideal gestalten zu können oder wenn es sich um öffentlich verfügbare Daten handelt. Sofern Ihre für diesen Zweck verarbeiteten Daten nicht von Ihnen selbst bekannt gegeben wurden, stammen die Daten aus einer telefonischen Abfrage oder öffentlich zugänglichen Quellen wie öffentlich verfügbaren Websites, Registern, oder aus allgemein zugänglichen Inhalten in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder XING.

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen bzw, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Punkt 7 einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf bzw Widerspruch, längstens jedoch bis die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.

4.5   Bewerbungen für Positionen in den Bereichen Administration und Scientific Service Units

Zum Zweck der Bewerbungsdatenverwaltung für ausgeschriebene Positionen in den Bereichen Administration und Scientific Service Units des IST Austria werden Daten von Ihnen als BewerberIn erfasst und verarbeitet, die Sie entweder selbst zur Verfügung gestellt haben oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, internen Assessment Center oder der Durchführung von Tests. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Wir erheben im Zuge des Bewerbungsprozesses keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Daten, aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung). Sollten Sie uns dennoch Informationen übermitteln, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, so liegt darin Ihre ausdrückliche Einwilligung gem Art 9 Abs 2 lit a DSGVO, dass wir diese Daten verarbeiten dürfen.

Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren nach Ende des Bewerbungsverfahrens gespeichert und nach Ablauf dieser 3 Jahre gelöscht. Darüber hinaus werden Ihre Daten nur dann aufbewahrt, wenn Sie einwilligen, wenn wir Ihre Daten auf Basis einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage weiterverarbeiten (etwa im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis) oder dies bis zur Beendigung allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, notwendig ist. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen.

4.6   Bewerbungen für Positionen im akademischen Bereich (zB Interns, PhD-Studenten, PostDocs, Assistant Professors, Professors)

Zum Zweck der Bewerbungsdatenverwaltung für ausgeschriebene Positionen im akademischen Bereich des IST Austria (zB Interns, PhD-Studenten, PostDocs, Assistant Professors und Professors) werden Daten von Ihnen als BewerberIn erfasst und verarbeitet, die Sie entweder selbst zur Verfügung gestellt haben oder wir erheben diese Daten selbst, beispielsweise im Rahmen von Bewerbungsgesprächen, internen Assessment Center oder der Durchführung von Tests.

Teil des international anerkannten Bewerbungsverfahrens im Zuge von wissenschaftlichen Bewerbungen ist die Einholung unabhängiger Gutachten von WissenschaftlerInnen weltweit. Zu diesem Zweck werden bei Bewerbungen für Positionen als Professor und Assistant Professor die erforderlichen Informationen von BewerberInnen (das sind Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf mit Publikationsliste, Anschreiben, Forschungsbericht inklusive Beschreibung der erreichten wissenschaftlichen Leistungen und Forschungsplan) an externe GutachterInnen (auch in Drittstaaten) zur Erstellung eines Gutachtens über den/die BewerberIn übermittelt. Um die Unabhängigkeit dieser GutachterInnen zu wahren, werden die Identität der GutachterInnen sowie die von ihnen erstellten Gutachten streng vertraulich behandelt und gelten als Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des IST Austria und werden daher nicht an die BewerberInnen weitergegeben. Mit den GutachterInnen werden entsprechende Geheimhaltungsvereinbarungen abgeschlossen.

Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO (iVm Art 49 Abs 1 lit b DSGVO bei Übermittlung an Gutachter im Drittland). Wir erheben im Zuge des Bewerbungsprozesses keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (insbesondere Daten, aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung). Sollten Sie uns dennoch Informationen übermitteln, die besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, so liegt darin Ihre ausdrückliche Einwilligung gem Art 9 Abs 2 lit a DSGVO, dass wir diese Daten verarbeiten dürfen.

Ihre Daten werden für die Dauer von 3 Jahren nach Ende des Bewerbungsverfahrens gespeichert, darüber hinaus wenn dies zu Dokumentationszwecken im Rahmen von geförderten Programmen im Hinblick auf eine mögliche Auditierung durch Förderstellen erforderlich ist (etwa sind Bewerbungen um ISTplus Fellowships für 5 Jahre nach Abschluss des Förderprogramms aufzubewahren), wenn wir Ihre Daten auf Basis einer anderen zulässigen Rechtsgrundlage weiterverarbeiten (etwa im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis) oder wenn dies bis zur Beendigung allfälliger Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, notwendig ist. Sofern Sie als BewerberIn ein Angebot des IST Austria auf Aufnahme ablehnen, so ist das IST Austria darüber hinaus berechtigt bestimmte Daten von Ihnen zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement zu verarbeiten (siehe dazu Punkt 4.8).

4.7   Alumni Networking

Wir freuen uns, dass Sie sich als Alumni des IST Austria auf unserer Alumni Website registrieren, um mit uns und anderen IST Austria Alumni in Kontakt zu bleiben und sich zu vernetzen. Im Rahmen der Registrierung haben Sie eingewilligt, dass wir Ihre E-Mail-Adresse zum Zweck der Zusendung von Informationen über unser Alumni Programm (Wettbewerbe, Erfolgsgeschichten, neue Entwicklungen, etc) verwenden dürfen und weiters dass wir die von Ihnen angegebenen Daten zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement verarbeiten dürfen (siehe dazu Punkt 4.8).

Gewisse von Ihnen bekannt gegebene Informationen (insbesondere Name) sind auch für andere registrierte Nutzer unserer Alumni Website einsehbar. Diese Felder sind in der Eingabemaske entsprechend markiert und werden von Ihnen freiwillig befüllt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie gegebene Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (siehe dazu Punkt 6).

Die Löschung der Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.

4.8   Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement

Zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und des Qualitätsmanagements im Zusammenhang mit dem optimalen Mitteleinsatz des IST Austria und zur Feststellung der Wirkungen von Maßnahmen im Bereich Wissenschaft und Forschung erheben und verarbeiten wir, soweit verfügbar und von uns für diesen Zweck in Anspruch genommen, folgende qualitative und quantitative Daten von Ihnen, sofern Sie entweder im Rahmen von Lehre bzw. Forschung am IST Austria tätig waren bzw sind, oder sich für eine Position im akademischen Bereich beworben haben (siehe Punkt 4.6) und ein Angebot des IST Austria auf Aufnahme abgelehnt haben: Adressdaten, Ausbildungsdaten, beruflicher Werdegang, Einkommen, Beschäftigungsstatus und -ausmaß (Vollzeit/Teilzeit; Permanent/Temporär), Daten zur Rolle des/der Betroffenen (zB Jobtitel), Emaildaten, Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Leistungsnachweis/Benotung (einschließlich Gutachten (Review Letter)), Nationalität, aktueller Arbeitgeber, Daten zum Arbeitsverhältnis, Geburtsdatum, Name, qualitative Daten betreffend Relevanz des Studiums für die Beschäftigung, berufliches Fortkommen und Zufriedenheit, sowie Wahrnehmung der Qualität und Relevanz Ihrer Bildungs- und Ausbildungserfahrung, geografische und/oder sektorale Mobilität, akademische Funktionen, Publikationen, Drittmitteleinwerbungen und Aktivitäten betreffend Technologietransfer.

Sofern Ihre für diesen Zweck verarbeiteten Daten nicht von Ihnen selbst bekannt gegeben wurden, stammen die Daten aus anderen am IST Austria durchgeführten Verarbeitungstätigkeiten oder öffentlich zugänglichen Quellen wie öffentlich verfügbaren Websites, Registern, oder aus allgemein zugänglichen Inhalten in sozialen Netzwerken wie LinkedIn oder XING.

Ihre Daten zum Zweck der Werdegang-Nachverfolgung und des Qualitätsmanagements werden für die Dauer des Bestehens des Instituts verarbeitet und gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (siehe dazu Punkt 7), wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird. Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung ist jedoch ausgeschlossen, sofern ein solcher Widerspruch voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele  dieser Verarbeitung (Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement) unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt. Wir verarbeiten Ihre Daten zum oben genannten Zweck auf Basis eines öffentlichen Interesses gem Art 6 Abs 1 lit e und Art 9 Abs 2 lit g DGSVO iVm § 2e und § 2h FOG.

4.9   Öffentlichkeitsarbeit

Zum Zweck des öffentlichen Auftritts des IST Austria führen wir unsere wissenschaftlichen MitarbeiterInnen mit Namen, Foto und Publikationsliste sowie unsere ehemaligen wissenschaftlichen MitarbeiterInnen mit Namen und Publikationsliste auf den IST Austria Websites bzw in öffentlich zugänglichen Berichten an. Wir verarbeiten Ihre Daten zu diesem Zweck auf Basis eines öffentlichen Interesses gem Art 6 Abs 1 lit e DGSVO iVm § 2e und 2h FOG. Darüber hinausgehende Daten (etwa übliche, und grundsätzlich allgemein zugängliche Lebenslaufdaten und Zugehörigkeit zu einer Research Group von derzeitigen oder ehemaligen wissenschaftlichen MitarbeiterInnen, sowie Fotos ehemaliger wissenschaftlicher MitarbeiterInnen) verarbeiten wir zu diesem Zweck auf Basis Ihrer Einwilligung oder unseres berechtigten Interesses gem Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, welches in der notwendigen Transparenz im Bereich Wissenschaft und Forschung und/oder aus Gründen der Öffentlichkeitsarbeit besteht.

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen bzw, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben, jederzeit Widerspruch zur Verarbeitung gemäß Punkt 7 einlegen. Ihre Daten zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit werden für die Dauer des Bestehens des Instituts verarbeitet und gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen oder Ihre Einwilligung widerrufen, wenn die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.

4.10   Vertragsmanagement

IST Austria verarbeitet jene personenbezogenen Daten, die Sie als VertragspartnerIn oder AuftragnehmerIn dem IST Austria durch Angaben, etwa im Rahmen einer Anfrage oder Registrierung oder zum Abschluss eines Vertrages, zur Verfügung stellen. Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Kommunikation mit dem/der VertragspartnerIn oder AuftragnehmerIn bzw zur Durchführung des Vertrages. Darunter fällt die Anbahnung, der Abschluss, die Abwicklung, Gewährleistungen sowie die Rückabwicklung.

Hierzu werden folgende personenbezogene Daten betroffener Personen der VertragspartnerIn oder AuftragnehmerIn (oder SubauftragnehmerIn) verarbeitet: Name und Kontaktdaten von AnsprechpartnerInnen sowie elektronisch erstellte und archivierte Dokumente (wie zB Korrespondenz). Nehmen Sie an unserem Kursangebot teil, werden die für die Kursanmeldung und -abwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten von Ihnen gespeichert (Name, Kontaktdaten, Angaben zur Kursteilnahme, Leistungsnachweis und Benotung). Als externer Lehrender erfassen und verarbeiten wir die zur Kursabwicklung erforderlichen personenbezogenen Daten von Ihnen (Name, Kontaktdaten, Angaben zum Kurs, Kursevaluierung durch KursteilnehmerInnen).

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist die Vertragsanbahnung und -erfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Die Daten werden bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung oder bis zum Ablauf der für das IST Austria geltenden Garantie- , Gewährleistungs-, Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und darüber hinaus bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden, gespeichert und aufbewahrt.

4.11   Bildverarbeitung (Picture Pool)

Das IST Austria behält sich vor, bei Vorlesungen und Veranstaltungen (insbesondere öffentlichen Lectures, Open Campus, Lange Nacht der Forschung) Bildaufnahmen (Fotos und Videos, inklusive Audiomaterial) der TeilnehmerInnen und Vortragenden zu erstellen und diese auf den IST Austria Websites, in Medienberichten und Social Media Portalen des IST Austria zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung dient der Berichterstattung über Vorlesungen und Veranstaltungen des Instituts sowie zu Informationszwecken und besitzt keinen kommerziellen Charakter.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist entweder Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO oder unser überwiegendes berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO iVm § 12 DSG unserer Verpflichtung nachzukommen, die Öffentlichkeit über Vorlesungen und Veranstaltungen des Instituts zu informieren.

Bildaufnahmen werden nur mit Ihrer Einwilligung zu anderen Zwecken weiterverwendet (etwa für Marketingzwecke zur Bewerbung anderer Veranstaltungen, Werbekampagnen, Prospekterstellung).

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gemäß Punkt 6 widerrufen bzw, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe dafür ergeben, jederzeit Widerspruch zur Verarbeitung gemäß Punkt 7 einlegen. Werden Bilder von Ihnen auf Basis Ihrer Einwilligung für Marketingzwecke erstellt (zB für Plakate, Flyer zu Veranstaltungen), können Sie Ihre Einwilligung bis zur Erteilung des Druckauftrags widerrufen.

Wir verarbeiten Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf bzw Widerspruch, längstens jedoch bis die Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich sind, oder wenn die Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist oder wird.

Insbesondere ist die Speicherdauer abhängig von folgenden Kriterien:

  • Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung)
  • Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde (öffentliche Veranstaltung, Vorlesung, Graduierungsfeier)
  • Eignung zur Verwendung auf unseren Websites und in sozialen Netzwerken
  • Eignung zur Darstellung der Institutsgeschichte
  • Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und Geschäftsberichten
  • Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen
  • Eignung zur Archivierung

Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung des Bild- und/oder Videomaterials (inkl. Audioaufnahmen) allenfalls bis zur Beendigung von allfälligen Rechtsstreitigkeiten, zu welchen dieses als Beweis benötigt werden. Angefertigtes Bild- und/oder Videomaterial (inkl. Audioaufnahmen) wird im Rahmen der Zwecke veröffentlicht – d.h. jedermann zugänglich gemacht. Falls erforderlich, wird das Bild- und/oder Videomaterial (inkl. Audioaufnahmen) an – zur Durchführung der Werbemaßnahme erforderliche – Dritte (zB Agenturen, Druckereibetriebe) übermittelt.

5     Empfänger

Am IST Austria verarbeiten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche und Personen Ihre Daten.

Sofern nicht ausdrücklich in unseren Verarbeitungstätigkeiten (Punkt 4) erwähnt, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, es ist zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erforderlich oder gesetzlich/behördlich verpflichtend.

Allerdings werden Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag auch von unseren Auftragsverarbeitern verarbeitet. Diese Auftragsverarbeiter sind insbesondere Anbieter von Marketingtools, IT-Dienstleister, Anbieter von sonstigen Tools und Softwarelösungen und IT-Wartungsdienste. Unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen.

6     Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Für den Widerruf der von Ihnen erteilten Einwilligungen zu Verarbeitungen des IST Austria senden Sie bitte eine E-Mail an dataprotection@ist.ac.at oder einen Brief an IST Austria, zHd Legal Affairs, Am Campus 1, A-3400 Klosterneuburg.

7     Betroffenenrechte

Ihnen stehen als betroffene Person unserer Datenverarbeitungen folgende Rechte und Rechtsbehelfe zu:

Sie haben gemäß Art 15 DSGVO das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei IST Austria gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dieses Recht besteht unbeschadet anderer gesetzlicher Beschränkungen in der Regel dann nicht, wenn durch die Erteilung dieser Auskunft ein Geschäfts- oder Betriebsgeheimnis des IST Austria bzw Dritter gefährdet würde.

Ebenso haben Sie gemäß Art 16 DSGVO das Recht auf Berichtigung falscher oder unvollständiger personenbezogener Daten, gemäß Art 17 DSGVO auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“), oder gemäß Art 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung. Gemäß Art 20 DSGVO können Sie die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und die ungehinderte und uneingeschränkte Übermittlung dieser Daten an einen Dritten verlangen.

Sie haben gemäß Art 21 DSGVO weiters das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die wir auf Basis eines öffentlichen oder berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit e und f DSGVO) verarbeiten, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten Ihre Daten nach Ihrem Widerspruch nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen die Datenverarbeitung zum Zweck des Direktmarketings (siehe Punkt 4.3) können Sie jederzeit Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft erheben.

Für im Rahmen des FOG durchgeführte Verarbeitungstätigkeiten (siehe Werdegang-Nachverfolgung und Qualitätsmanagement gemäß Punkt 4.8) können Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen des § 2d Abs 6 FOG ausüben.

Für die Ausübung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte per E-Mail an dataprotection@ist.ac.at oder postalisch an unsere Adresse: Institute of Science and Technology – Austria, zHd Legal Affairs, Am Campus 1, A-3400 Klosterneuburg.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie auch gerne unsere in Punkt 2 erwähnte Datenschutzbeauftragte kontaktieren.

Sie haben außerdem die Möglichkeit sich mit einer Beschwerde an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.atwww.dsb.gv.at).



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