Verwaltung

Die Mission der VerwaltungsmitarbeiterInnen am IST Austria ist die Bereitstellung des bestmöglichen Umfeldes für herausragende wissenschaftliche Forschung. Engagierte ExpertInnen bringen ihre Erfahrungen in Bezug auf eine Vielzahl von Bedürfnissen ein und helfen jederzeit gerne. Die meisten MitarbeiterInnen sind im voestalpine Building und im Administration Building untergebracht.


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Academic Affairs

Die Abteilung Academic Affairs (AA) beschäftigt sich mit der Organisation des akademischen Lebens am IST Austria und koordiniert die Qualitätskontrolle der Forschung am Institut. AA unterstützt das gesamte Berufungs- und Beförderungsverfahren der Professoren. Ebenso koordiniert AA die Sitzungen des Wissenschaftlichen Rats, sowie Instituts- und Bereichsevaluierungen. Weitere wichtige Aufgaben von AA sind die Organisation der Graduiertenschule mit allen Lehrveranstaltungen, das Zulassungsverfahren von Studenten, studentische Angelegenheiten und die Entwicklung von Regeln und Verfahren des PhD-Programms. Darüber hinaus koordiniert AA die Anstellung von wissenschaftlichen Mitarbeitern (Staff Scientists, Postdocs und Studenten) und unterstützt Gastwissenschaftler, die länger als drei Wochen am IST Austria arbeiten.

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Barbara Abraham (Head): DW 1020 barbara.abraham@.ist.ac.at


Campus Services

Die Hauptaufgaben des Campus Services Team des IST Austria bestehen darin,  Apartments und Gästehauszimmer zu verwalten, das Pub am IST Austria Campus zu betreiben sowie als Verbindung zur Leitung der Cafeteria (SV Österreich GmbH) und Kinderbetreuungszentrum (Kidspoint GmbH). Zusätzliche Aufgaben sind die Verwaltung der Kinderbetreuungsplätze im Kindergarten “Froschkönig“, die Koordination des IST Austria Shuttle Busses, der Empfang, die Reinigung aller Gebäude und die Verwaltung des Fitness Centers, des Sportplatzes und der Tennisplätze.

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Stefan Hipfinger (Head): DW 1005 stefan.hipfinger@ist.ac.at


Communications & Events

Das Communications & Events Team unterstützt die Institutsleitung, die WissenschaftlerInnen und die Administration in allen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit sowie bei der Kontaktpflege und die Beantwortung der Anfragen von öffentlichen und politischen Körperschaften, Interessenvertretungen und Medien. Zu den Aufgaben des Communications Teams zählen auch die Erstellung und Verteilung von Publikationen wie Presseaussendungen, den Jahresbericht, Imagebroschüren und Folder. Es ist auch für die interne Kommunikation, digitales Contentmanagement und Fundraising zuständig.

Das Events & Outreach Team organisiert akademische Veranstaltungen wie das Young Scientist Symposium, IST Austria Institute Colloquia, TWIST Talks und verschiedene Workshops und Konferenzen. Darüber hinaus organisiert das Team zahlreiche öffentliche Veranstaltungen, darunter die IST Lectures und das Wissenschaftsfestival Open Campus. Das Team treibt auch die Science Education Mission des Instituts voran, durch die Entwicklung und das Angebot von Wissenschafts-Sommercamps für Kinder und Jugendliche, den Science Education Day für Lehrende sowie eine Vielzahl an Wissenschaftsaktivitäten, sowohl für Schulen in der Region als auch online.

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Michaela Klement (Head of Communications & Events): DW 1092 michaela.klement@ist.ac.at


Construction & Maintenance

Diese Abteilung ist eine der größten am Campus – unsere Mitarbeiter sind mit dem Erbauen des Campus und der Erhaltung aller Campus-Einrichtungen beschäftigt. Ingenieure, Architekten, Elektriker, Heizungs- und Installationsexperten, Mess- und Regeltechniker sowie Techniker arbeiten, um einen reibungslosen Ablauf der technischen Systeme zu gewährleisten. Construction & Maintenance zeichnet verantwortlich für den technischen und organisatorischen Brandschutz des Institutes und bietet rund um die Uhr einen Bereitschaftsdienst für technische Notfälle.

Die Möblierung und Erhaltung der Wohnungen, Gästezimmer und aller Büros, die Sicherstellung, dass alle Einrichtungen richtig funktionieren, um ein angenehmes Arbeitsklima sicherzustellen, gehört zu den täglichen Aufgaben. Das technische Management der neuen Pre-Clinic gehört ebenso zu den Aufgaben unserer Abteilung. Die Ausstellung und Verwaltung von Schlüssel und Zutrittskarten sowie Vergabe von Zutrittscodes liegt in der Verantwortung des Construction & Maintenance Teams.

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Stefan Hipfinger (Head): DW 1005 stefan.hipfinger@ist.ac.at


EHS

Environment, Health and Safety (EHS) berät und unterstützt bei Umweltschutz, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit: Arbeitsplatzgestaltung und –evaluierung, Umgang mit Gefahrstoffen, persönliche Schutzausrüstung, Mutterschutz; Abfallentsorgung, Schutz von Luft und Gewässern, Energieeffizienz; Ergonomie, Impfungen, Stressbewältigung und viele andere Gesundheitsschutzprogramme. Bei Bedarf werden Schulungen zu Erster Hilfe, Brandschutz, allgemeine Sicherheitsunterweisung, Unfallverhütung und –untersuchungen, Sicherheitsrisikomanagement usw organisiert.

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Susanne Wertheimer-Wiegel (Head): DW 1087 susanne.wertheimer-wiegel@ist.ac.at


Executive Affairs

Die Abteilung Executive Affairs (EA) unterstützt den Geschäftsführer und betreut abteilungsübergreifende Projekte sowie Projekte, die direkt vom Geschäftsführer betreut werden. Die Abteilung arbeitet eng mit den Akteuren auf Bundes- und Landesebene zusammen. Executive Affairs pflegt eine enge Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, überwacht die Erstellung von Leistungsvereinbarungen, Monitoringverfahren, und stellt sicher, dass die Berichtsanforderungen erfüllt werden. Executive Affairs beherbergt die folgenden, der Geschäftsführung nahestehenden Funktionen: Rechtsangelegenheiten, OPP (Organisation, Prozesse und Projektmanagement) und Interne Revision.

Legal Affairs unterstützt die Geschäftsleitung, das Kollegium und andere MitarbeiterInnen mit Rat, wenn es um juristische Belange geht: Arbeit und Beschäftigung, geistiges Eigentum und Lizenz, Entwicklung von Richtlinien und Prozessen, Gründung von Tochtergesellschaften, Zusammenarbeit mit externen Körperschaften, Verträge, Gesetzeskonformität und Datensicherheit sowie andere vertragliche und gesetzliche Verpflichtungen. Ebenso koordiniert Legal Affairs die Dienste von Rechtsanwälten, Steuerberatern und anderen externen Beratern.

Organization, Processes and Project Management (OPP) ist für die Einführung und Weiterentwicklung des internen Kontrollsystems (IKS), die Ausarbeitung methodischer Prinzipien und die Gestaltung und Verbesserung institutsweiter Verwaltungsprozesse zuständig. Zusätzlich unterstützt OPP die Verwaltung in der Planung und Leitung verschiedener Projekte und leistet projektspezifische Hilfestellung.

Die Interne Revision ist eine unabhängige, objektive Qualitätssicherungs- und Beratungseinheit, die die Abläufe und Prozesse am IST Austria verbessert. Sie unterstützt die Umsetzung des zentralen Auftrags und die Erreichung von konkreten Zielen, indem sie einen systematischen Ansatz zur Evaluierung und Optimierung des effektiven Riskmanagements sowie der Kontroll- und Steuerungsprozesse einsetzt.

Kontakt
Julia Lintner (Head): DW 1000 julia.lintner@ist.ac.at


Finance

Die Abteilung Finance ist eine dienstleistungsorientierte Abteilung und umfasst die Bereiche Accounting, Controlling und Procurement (einschließlich des Zentrallagers). Unser Ziel ist es, die Fakultät, die wissenschaftlichen Services (Scientific Service Units, SSUs) und die Verwaltung zu unterstützen und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien eingehalten werden, sowie einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Budget, d.h. die Verwendung der Mittel nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Angemessenheit, Wirtschaftlichkeit und Transparenz. Zu den Hauptaufgaben der Teams gehören die folgenden Aktivitäten:

  • Financial Accounting ist verantwortlich für eine angemessene und ordnungsgemäße Buchführung, Rechnungsprüfung, Rückerstattungen, Finanztransaktionen, Quartalsabschlüsse und Jahresabschlüsse.
  • Controlling ist verantwortlich für die Kosten- und Leistungsrechnung, Tarifberechnung für die interne Leistungsverrechnung, Budgetierung und Prognosen, Vorbereitung von Finanz- und Budgetprüfungen, Cash-Management, Stammdatenpflege und monatliche Kostenstellen- und Quartalsberichte.
  • Procurement ist verantwortlich für die Unterstützung beim Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, die Führung des Lagers & die Abwicklung der Logistikprozesse auf dem Campus, Beschaffungen nach dem Bundesvergabegesetz, den Betrieb des IST-Bestellsystems und bietet Schulungen für neue Mitarbeiter an.

Kontakt
Wolfgang Fohringer (Head): DW 1090 wolfgang.fohringer@ist.ac.at


Grant Office

Das Grant Office des IST Austria unterstützt bei der Antragsstellung und Ausverhandlung von Förderansuchen für Projekte, die durch die Europäische Kommission, Bundes- und Landesämter, Stiftungen und andere öffentliche und private Fördergeber finanziert werden.

Die Dienstleistung des Grant Office umfassen Auskünfte über Finanzierungsmöglichkeiten, Hilfestellung während der Vorbereitung eines Förderansuchens und die finanzielle Abwicklung der Förderung sowie die Erstellung von Zwischen- und Endberichten.

Kontakt
Marie Kolmanová (Head): DW 1038 marie.kolmanova@ist.ac.at
General inquiries: grants@ist.ac.at


Office of the President

Das Office of the President ist mit der Abwicklung aller nicht-wissenschaftlicher Agenden des Präsidenten und des Executive Vice President betraut und dient als Schnittstelle zu WissenschaftlerInnen und Verwaltungsmitarbeitern, zu Kuratorium und Exekutivausschuss, zu Kooperationspartnern und anderen externen Kontaktpersonen. Es betreut und koordiniert akademische Angelegenheiten, u.a. Berufungen, Budgets, Beurlaubung, Pensionierung.  Es stärkt die Verbindungen zu ähnlichen Instituten und unterstützt die Entwicklung des Instituts durch Analysen udn Vergleiche. Zudem umfasst es Stakeholder Relations und ist für die Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen verantwortlich, insbesondere des Kuratoriums- und Exekutivsausschusses sowie des Managements, erstellt Protokolle, Präsentationen und Berichte und kümmert sich um die effiziente und reibungslose Büroleitung.

Kontakt
Magdalena Kaltenecker (Head): DW 1033 magdalena.kaltenecker@ist.ac.at


Human Resources

Die Arbeitswelt in der Wissenschaft & Forschung ist international, komplex und dynamisch. Im Auftrag des Managements verfolgen wir eine aktive Personalpolitik, die flexibel und rasch auf gesetzliche Veränderungen und die Anforderungen der Wissenschaft & Forschung reagiert. Human Resources unterstützt WissenschaftlerInnen und MitarbeiterInnen durch  professionelles Human Resources Management und serviceorientierte Beratung in folgenden Bereichen:

  • Arbeitsrecht
  • Compensation & Benefits
  • Payroll & Personaladministration
  • Personalmarketing & Employer Branding
  • Personalentwicklung & Training
  • Recruiting & Onboarding
  • Welcome Services

Kontakt
Karin Reisinger (Head): DW 1143 karin.reisinger@ist.ac.at


Stakeholder Relations

Stakeholder Relations ist als Teil des Office of the President damit beauftragt, das Netzwerk von IST Austria-UnterstützerInnen auszubauen, zu organisieren und zu administrieren. Die Tätigkeit der Abteilung zielt auf den Aufbau von unterstützenden Beziehungen durch Spenden oder Stipendien von interessierten Institutionen und Personen ab, die IST Austrias Vision teilen, das Institut als erstklassige Forschungseinrichtung basierend auf Exzellenz zu etablieren. Eine der Hauptfunktionen der Abteilung ist es, neue Unterstützungskonzepte auszuarbeiten, um die Entwicklung von IST Austria weiter voranzutreiben.

Kontakt
Oliver Lehmann (Head): DW 1006 oliver.lehmann@ist.ac.at


Technology Transfer

Das Technology Transfer Office (TTO) ist die zentrale Anlaufstelle für alle Angelegenheiten, die geistiges Eigentum, wie Patentanmeldungen und Patente, am IST Austria betreffen. Wenn WissenschaftlerInnen eine Entdeckung im Labor machen oder eine großartige Idee haben, die sich patentieren oder verwerten lässt, unterstützt das TTO bei der Patentierung und/oder der Lizenzierung an Dritte oder auch bei der Unternehmensgründung. Das TTO ist ebenso für Material Transfer Agreements (MTAs) zuständig und bietet Hilfestellung bei Vereinbarungen zur Zusammenarbeit mit der Industrie, insbesondere über zukünftig entstehendes IP (intellectual property).

Das Programm „TWIST“ ist eine Initiative des IST Austria zur Unterstützung von ForscherInnen, die an einer kommerziellen Entwicklung und Nutzung ihrer Forschungsergebnisse interessiert sind. Mit einer Reihe von Maßnahmen sollen Erfindungen in Produktideen übersetzt werden, die das Institut über Lizensierungen und Unterstützung von Start-up Gründungen verwerten will. TWIST unterstützt den Austausch mit der Industrie, arbeitet mit GründerInnen, und hilft Studierenden bei ihrer Karriereentwicklung.

Kontakt
Markus Wanko (Head): DW 1130 twist@ist.ac.at



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