Verwaltung

Die Mission der VerwaltungsmitarbeiterInnen am IST Austria ist die Bereitstellung des bestmöglichen Umfeldes für herausragende wissenschaftliche Forschung. Engagierte ExpertInnen bringen ihre Erfahrungen in Bezug auf eine Vielzahl von Bedürfnissen ein und helfen jederzeit gerne. Die meisten MitarbeiterInnen sind im voestalpine Building und im 2nd Administration Building untergebracht.


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Academic Affairs

Die Abteilung Academic Affairs (AA) beschäftigt sich mit der Organisation des akademischen Lebens am IST Austria und koordiniert die Qualitätskontrolle der Forschung am Institut. AA unterstützt das gesamte Berufungs- und Beförderungsverfahren der Professoren. Ebenso koordiniert AA die Sitzungen des Wissenschaftlichen Rats, sowie Instituts- und Bereichsevaluierungen. Weitere wichtige Aufgaben von AA sind die Organisation der Graduiertenschule mit allen Lehrveranstaltungen, das Zulassungsverfahren von Studenten, studentische Angelegenheiten und die Entwicklung von Regeln und Verfahren des PhD-Programms. Darüber hinaus koordiniert AA die Anstellung von wissenschaftlichen Mitarbeitern (Staff Scientists, Postdocs und Studenten) und unterstützt Gastwissenschaftler, die länger als drei Wochen am IST Austria arbeiten.

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Barbara Abraham (Head): -1020 barbara.abraham@.ist.ac.at


Campus Services

Die Hauptaufgaben des Campus Services Team des IST Austria bestehen darin,  Apartments und Gästehauszimmer zu verwalten, das Pub am IST Austria Campus zu betreiben sowie als Verbindung zur Leitung der Cafeteria (SV Österreich GmbH) und Kinderbetreuungszentrum (Kidspoint GmbH). Zusätzliche Aufgaben sind die Verwaltung der Kinderbetreuungsplätze im Kindergarten “Froschkönig“, die Koordination des IST Austria Shuttle Busses, der Empfang, die Reinigung aller Gebäude und die Verwaltung des Fitness Centers, des Sportplatzes und der Tennisplätze.

Kontakt
Stefan Hipfinger (Head): – 1005 stefan.hipfinger@ist.ac.at


Communcications & Events

Das Communications & Events Team unterstützt die Institutsleitung, die WissenschaftlerInnen und die Administration in allen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit. Zu seinen Aufgaben zählen die Kontaktpflege und die Beantwortung der Anfragen von öffentlichen und politischen Körperschaften, Interessenvertretungen und Medien sowie die Erstellung und Verteilung von Publikationen wie Presseaussendungen, den Jahresbericht, Imagebroschüren und Folder. Es ist auch für die interne Kommunikation, digitales Contentmanagement, öffentliche Veranstaltungen und Fundraising zuständig. Außerdem organisiert unser Event Management Team wissenschaftliche Veranstaltungen wie Konferenzen, Workshops und Tagungen.

Kontakt
Answer Lang (Head): -1092 answer.lang@ist.ac.at


Construction & Maintenance

Diese Abteilung ist eine der größten am Campus – unsere Mitarbeiter sind mit dem Erbauen des Campus und der Erhaltung aller Campus-Einrichtungen beschäftigt. Ingenieure, Architekten, Elektriker, Heizungs- und Installationsexperten, Mess- und Regeltechniker sowie Techniker arbeiten, um einen reibungslosen Ablauf der technischen Systeme zu gewährleisten. Construction & Maintenance zeichnet verantwortlich für den technischen und organisatorischen Brandschutz des Institutes und bietet rund um die Uhr einen Bereitschaftsdienst für technische Notfälle.

Die Möblierung und Erhaltung der Wohnungen, Gästezimmer und aller Büros, die Sicherstellung, dass alle Einrichtungen richtig funktionieren, um ein angenehmes Arbeitsklima sicherzustellen, gehört zu den täglichen Aufgaben. Das technische Management der neuen Pre-Clinic gehört ebenso zu den Aufgaben unserer Abteilung. Die Ausstellung und Verwaltung von Schlüssel und Zutrittskarten sowie Vergabe von Zutrittscodes liegt in der Verantwortung des Construction & Maintenance Teams.

Kontakt
Stefan Hipfinger (Head): – 1005 stefan.hipfinger@ist.ac.at


EHS

Environment, Health and Safety (EHS) berät und unterstützt bei Umweltschutz, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit: Arbeitsplatzgestaltung und –evaluierung, Umgang mit Gefahrstoffen, persönliche Schutzausrüstung, Mutterschutz; Abfallentsorgung, Schutz von Luft und Gewässern, Energieeffizienz; Ergonomie, Impfungen, Stressbewältigung und viele andere Gesundheitsschutzprogramme. Bei Bedarf werden Schulungen zu Erster Hilfe, Brandschutz, allgemeine Sicherheitsunterweisung, Unfallverhütung und –untersuchungen, Sicherheitsrisikomanagement usw organisiert.

Kontakt
Susanne Wertheimer-Wiegel (Head): -1087 susanne.wertheimer-wiegel@ist.ac.at


Executive Affairs

Die Abteilung Executive Affairs (EA) bündelt diverse Stabstellen, die nahe beim Management angesiedelt sind: Legal Affairs, OPP (Organization, Processes and Project Management), und Interne Revision.

Legal Affairs unterstützt die Geschäftsleitung, das Kollegium und andere MitarbeiterInnen mit Rat, wenn es um juristische Belange geht: Arbeit und Beschäftigung, geistiges Eigentum und Lizenz, Entwicklung von Richtlinien und Prozessen, Gründung von Tochtergesellschaften, Zusammenarbeit mit externen Körperschaften, Verträge, Gesetzeskonformität und Datensicherheit sowie andere vertragliche und gesetzliche Verpflichtungen. Ebenso koordiniert Legal Affairs die Dienste von Rechtsanwälten, Steuerberatern und anderen externen Beratern.

Organization, Processes and Project Management (OPP) ist für die Einführung und Weiterentwicklung des internen Kontrollsystems (IKS), die Ausarbeitung methodischer Prinzipien und die Gestaltung und Verbesserung institutsweiter Verwaltungsprozesse zuständig. Zusätzlich unterstützt OPP die Verwaltung in der Planung und Leitung verschiedener Projekte und leistet projektspezifische Hilfestellung.

Die Interne Revision ist eine unabhängige, objektive Qualitätssicherungs- und Beratungseinheit, die die Abläufe und Prozesse am IST Austria verbessert. Sie unterstützt die Umsetzung des zentralen Auftrags und die Erreichung von konrekten Zielen, indem sie einen systematischen Ansatz zur Evaluierung und Optimierung des effektiven Riskmanagements sowie der Kontroll- und Steuerungsprozesse einsetzt.

Kontakt
Julia Lintner (Head): -1000 julia.lintner@ist.ac.at


Grant Office

Das Grant Office des IST Austria unterstützt bei der Antragsstellung und Ausverhandlung von Förderansuchen für Projekte, die durch die Europäische Kommission, Bundes- und Landesämter, Stiftungen und andere öffentliche und private Fördergeber finanziert werden.

Die Dienstleistung des Grant Office umfassen Auskünfte über Finanzierungsmöglichkeiten, Hilfestellung während der Vorbereitung eines Förderansuchens und die finanzielle Abwicklung der Förderung sowie die Erstellung von Zwischen- und Endberichten.

Kontakt
Barbara Abraham (Head): -1020 barbara.abraham@.ist.ac.at


Office of the President

Das Office of the President ist mit der Abwicklung aller nicht-wissenschaftlicher Agenden des Präsidenten und des Vizepräsidenten betraut und dient als Schnittstelle zu WissenschaftlerInnen und Verwaltungsmitarbeitern, zu Kuratorium und Exekutivausschuss, zu Kooperationspartnern und anderen externen Kontaktpersonen. Es betreut und koordiniert akademische Angelegenheiten, u.a. Berufungen, Budgets, Beurlaubung, Pensionierung.  Es stärkt die Verbindungen zu ähnlichen Instituten und unterstützt die Entwicklung des Instituts durch Analysen udn Vergleiche. Zudem umfasst es Stakeholder Relations und ist für die Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen verantwortlich, insbesondere des Kuratoriums- und Exekutivsausschusses sowie des Managements, erstellt Protokolle, Präsentationen und Berichte und kümmert sich um die effiziente und reibungslose Büroleitung.

Kontakt
Magdalena Lueger-Kaltenecker (Head): -1033 magdalena.lueger-kaltenecker@ist.ac.at


People & Financial Services

Die Abteilung People & Financial Services besteht aus den folgenden Unterabteilungen:

  • People Services unterstützt durch professionelles Human Resources Management und serviceorientierte Beratung u.a. in den Bereichen Arbeitsrecht, Benefits, Payroll, Personaladministration, Personalentwicklung, Trainings und Recruiting.
  •  Financial Accounting ist für ordungsgemäße Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr und Jahresabschluss verantwortlich.
  • Controlling ist mit Kosten- und Leistungsrechnung, Budgetierung und Berichtswesen betraut.
  • Procurement ist für die ordnungsgemäße Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und den Betrieb des IST Ordering Systems. verantwortlich.

Kontakt
Manuela Raith (Head): -1019 manuela.raith@ist.ac.at


People Services

Die Arbeitswelt in der Wissenschaft & Forschung ist international, komplex und dynamisch. Im Auftrag des Managements verfolgen wir eine aktive Personalpolitik, die flexibel und rasch auf gesetzliche Veränderungen und die Anforderungen der Wissenschaft & Forschung reagiert. People Services unterstützt WissenschaftlerInnen und MitarbeiterInnen durch  professionelles Human Resources Management und serviceorientierte Beratung in folgenden Bereichen:

  • Arbeitsrecht
  • Compensation & Benefits
  • Payroll & Personaladministration
  • Personalmarketing & Employer Branding
  • Personalentwicklung & Training
  • Recruiting & Onboarding
  • Welcome Services

Kontakt
Karin Reisinger (Head): – 1143 karin.reisinger@ist.ac.at


Stakeholder Relations

Stakeholder Relations ist als Teil des Office of the President damit beauftragt, das Netzwerk von IST Austria-UnterstützerInnen auszubauen, zu organisieren und zu administrieren. Die Tätigkeit der Abteilung zielt auf den Aufbau von unterstützenden Beziehungen durch Spenden oder Stipendien von interessierten Institutionen und Personen ab, die IST Austrias Vision teilen, das Institut als erstklassige Forschungseinrichtung basierend auf Exzellenz zu etablieren. Eine der Hauptfunktionen der Abteilung ist es, neue Unterstützungskonzepte auszuarbeiten, um die Entwicklung von IST Austria weiter voranzutreiben.

Kontakt
Oliver Lehmann (Head): -1006 oliver.lehmann@ist.ac.at


Technology Transfer

Das Technology Transfer Office (TTO) ist die zentrale Anlaufstelle für alle Angelegenheiten, die geistiges Eigentum, wie Patentanmeldungen und Patente, am IST Austria betreffen. Wenn WissenschaftlerInnen eine Entdeckung im Labor machen oder eine großartige Idee haben, die sich patentieren oder verwerten lässt, unterstützt das TTO bei der Patentierung und/oder der Lizenzierung an Dritte oder auch bei der Unternehmensgründung. Das TTO ist ebenso für Material Transfer Agreements (MTAs) zuständig und bietet Hilfestellung bei Vereinbarungen zur Zusammenarbeit mit der Industrie, insbesondere über zukünftig entstehendes IP (intellectual property).

Das Programm „TWIST“ ist eine Initiative des IST Austria zur Unterstützung von ForscherInnen, die an einer kommerziellen Entwicklung und Nutzung ihrer Forschungsergebnisse interessiert sind. Mit einer Reihe von Maßnahmen sollen Erfindungen in Produktideen übersetzt werden, die das Institut über Lizensierungen und Unterstützung von Start-up Gründungen verwerten will. TWIST unterstützt den Austausch mit der Industrie, arbeitet mit GründerInnen, und hilft Studierenden bei ihrer Karriereentwicklung.

Kontakt
Markus Wanko (Head): -1130 twist@ist.ac.at



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