Verwaltung
Die Mission der Verwaltungsmitarbeiter:innen am Institute of Science and Technology Austria (ISTA) ist die Bereitstellung des bestmöglichen Umfeldes für herausragende wissenschaftliche Forschung. Engagierte Expert:innen bringen ihre Erfahrungen in Bezug auf eine Vielzahl von Bedürfnissen ein und helfen jederzeit gerne. Die meisten Mitarbeiter:innen sind im voestalpine Building und im Administration Building untergebracht.
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Academic Affairs
Die Abteilung Academic Affairs (AA) beschäftigt sich mit der Organisation des akademischen Lebens am ISTA und koordiniert die Qualitätskontrolle der Forschung am Institut. AA unterstützt das gesamte Berufungs- und Beförderungsverfahren der Professoren. Ebenso koordiniert AA die Bereichsevaluierungen. Weitere wichtige Aufgaben von AA sind die Organisation der Graduiertenschule mit allen Lehrveranstaltungen, das Zulassungsverfahren von Studenten, studentische Angelegenheiten und die Entwicklung von Regeln und Verfahren des PhD-Programms. Darüber hinaus koordiniert AA die Anstellung von wissenschaftlichen Mitarbeitern (Staff Scientists, Postdocs und Studenten) und unterstützt Gastwissenschafter:innen, die länger als drei Wochen am ISTA arbeiten.
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Barbara Abraham (Head): academic.affairs@ista.ac.at
Campus Services
Die Hauptaufgaben des Campus Services Team des ISTA bestehen darin, Apartments und Gästehauszimmer zu verwalten, das Pub am ISTA Campus zu betreiben sowie als Verbindung zur Leitung der Cafeteria (SV Österreich GmbH) und Kinderbetreuungszentrum (Kidspoint GmbH). Zusätzliche Aufgaben sind die Verwaltung der Kinderbetreuungsplätze im Kindergarten „Froschkönig“, die Koordination des ISTA Shuttle Busses, der Empfang, die Reinigung aller Gebäude und die Verwaltung des Fitness Centers, des Sportplatzes und der Tennisplätze.
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Stefan Hipfinger (Head): DW 1005 stefan.hipfinger@ista.ac.at
Communications & Events
Das Communications & Events Team unterstützt die Institutsleitung, die Wissenschafter:innen und die Administration in allen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit sowie bei der Kontaktpflege und der Beantwortung der Anfragen von öffentlichen und politischen Körperschaften, Interessenvertretungen und Medien. Zu den Aufgaben des Communications Teams zählen auch die Erstellung und Verteilung von Publikationen wie Presseaussendungen, den Jahresbericht, Imagebroschüren und Folder. Es ist auch für die interne Kommunikation und digitales Contentmanagement zuständig.
Das Events Team organisiert akademische Veranstaltungen wie das Young Scientist Symposium, ISTA Institute Colloquia, xista Talks und verschiedene Workshops und Konferenzen. Darüber hinaus organisiert das Team zahlreiche öffentliche Veranstaltungen, darunter die ISTA Lectures und den Open Campus Day.
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Harald Wilkoszewski (Head): DW 1217 harald.wilkoszewski@ista.ac.at
Construction & Maintenance
Diese Abteilung ist eine der größten am Campus – unsere Mitarbeiter sind mit dem Erbauen des Campus und der Erhaltung aller Campus-Einrichtungen beschäftigt. Ingenieure, Architekten, Elektriker, Heizungs- und Installationsexperten, Mess- und Regeltechniker sowie Techniker arbeiten, um einen reibungslosen Ablauf der technischen Systeme zu gewährleisten. Construction & Maintenance zeichnet verantwortlich für den technischen und organisatorischen Brandschutz des Institutes und bietet rund um die Uhr einen Bereitschaftsdienst für technische Notfälle.
Die Möblierung und Erhaltung der Wohnungen, Gästezimmer und aller Büros, die Sicherstellung, dass alle Einrichtungen richtig funktionieren, um ein angenehmes Arbeitsklima sicherzustellen, gehört zu den täglichen Aufgaben. Das technische Management der Pre-Clinical Facility gehört ebenso zu den Aufgaben unserer Abteilung. Die Ausstellung und Verwaltung von Schlüssel- und Zutrittskarten, sowie Vergabe von Zutrittscodes liegt in der Verantwortung des Construction & Maintenance Teams.
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Stefan Hipfinger (Head): DW 1005 stefan.hipfinger@ista.ac.at
Development & Partnerships
Development & Partnerships ist als Teil des Office of the President damit beauftragt, das Netzwerk von ISTA-Unterstützer:innen auszubauen, zu organisieren und zu administrieren. Die Tätigkeit der Abteilung zielt auf den Aufbau von unterstützenden Beziehungen durch Spenden oder Stipendien von interessierten Institutionen und Personen ab, die ISTA’s Vision teilen, das Institut als erstklassige Forschungseinrichtung basierend auf Exzellenz zu etablieren. Eine der Hauptfunktionen der Abteilung ist es, neue Unterstützungskonzepte auszuarbeiten, um die Entwicklung von ISTA weiter voranzutreiben.
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Maria Maager: DW 1094 maria.maager@ista.ac.at
EHS
Environment, Health and Safety (EHS) berät und unterstützt bei Umweltschutz, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit: Arbeitsplatzgestaltung und –evaluierung, Umgang mit Gefahrstoffen, persönliche Schutzausrüstung, Mutterschutz; Abfallentsorgung, Schutz von Luft und Gewässern, Energieeffizienz; Ergonomie, Impfungen, Stressbewältigung und viele andere Gesundheitsschutzprogramme. Bei Bedarf werden Schulungen zu Erster Hilfe, Brandschutz, allgemeine Sicherheitsunterweisung, Unfallverhütung und –untersuchungen, Sicherheitsrisikomanagement usw organisiert.
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Susanne Wertheimer-Wiegel (Head): DW 1087 susanne.wertheimer-wiegel@ista.ac.at
Executive Affairs
Die Abteilung Executive Affairs (EA) unterstützt den Geschäftsführer und betreut abteilungsübergreifende Projekte sowie Projekte, die direkt vom Geschäftsführer betreut werden. Die Abteilung arbeitet eng mit den Akteuren auf Bundes- und Landesebene zusammen. Executive Affairs pflegt eine enge Zusammenarbeit mit dem Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, überwacht die Erstellung von Leistungsvereinbarungen, Monitoringverfahren, und stellt sicher, dass die Berichtsanforderungen erfüllt werden. Executive Affairs beherbergt die folgenden, der Geschäftsführung nahestehenden Funktionen: Rechtsangelegenheiten, OPP (Organisation, Prozesse und Projektmanagement) und Interne Revision.
Legal Affairs unterstützt die Geschäftsleitung, das Kollegium und andere Mitarbeiter:innen mit Rat, wenn es um juristische Belange geht: Arbeit und Beschäftigung, geistiges Eigentum und Lizenz, Entwicklung von Richtlinien und Prozessen, Gründung von Tochtergesellschaften, Zusammenarbeit mit externen Körperschaften, Verträge, Gesetzeskonformität und Datensicherheit sowie andere vertragliche und gesetzliche Verpflichtungen. Ebenso koordiniert Legal Affairs die Dienste von Rechtsanwälten, Steuerberatern und anderen externen Beratern.
Organization, Processes and Project Management (OPP) ist für die Einführung und Weiterentwicklung des internen Kontrollsystems (IKS), die Ausarbeitung methodischer Prinzipien und die Gestaltung und Verbesserung institutsweiter Verwaltungsprozesse zuständig. Zusätzlich unterstützt OPP die Verwaltung in der Planung und Leitung verschiedener Projekte und leistet projektspezifische Hilfestellung.
Die Interne Revision ist eine unabhängige, objektive Qualitätssicherungs- und Beratungseinheit, die die Abläufe und Prozesse am ISTA verbessert. Sie unterstützt die Umsetzung des zentralen Auftrags und die Erreichung von konkreten Zielen, indem sie einen systematischen Ansatz zur Evaluierung und Optimierung des effektiven Riskmanagements sowie der Kontroll- und Steuerungsprozesse einsetzt.
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Julia Lintner (Head): DW 1000 julia.lintner@ista.ac.at
Finance
Die Abteilung Finance ist eine dienstleistungsorientierte Abteilung und umfasst die Bereiche Accounting, Controlling und Procurement (einschließlich des Zentrallagers). Unser Ziel ist es, die Fakultät, die wissenschaftlichen Services (Scientific Service Units, SSUs) und die Verwaltung zu unterstützen und sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften und Richtlinien eingehalten werden, sowie einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Budget, d.h. die Verwendung der Mittel nach den Grundsätzen der Sparsamkeit, Angemessenheit, Wirtschaftlichkeit und Transparenz. Zu den Hauptaufgaben der Teams gehören die folgenden Aktivitäten:
- Financial Accounting ist verantwortlich für eine angemessene und ordnungsgemäße Buchführung, Rechnungsprüfung, Rückerstattungen, Finanztransaktionen, Quartalsabschlüsse und Jahresabschlüsse.
- Controlling ist verantwortlich für die Kosten- und Leistungsrechnung, Tarifberechnung für die interne Leistungsverrechnung, Budgetierung und Prognosen, Vorbereitung von Finanz- und Budgetprüfungen, Cash-Management, Stammdatenpflege und monatliche Kostenstellen- und Quartalsberichte.
- Procurement ist verantwortlich für die Unterstützung beim Einkauf von Produkten und Dienstleistungen, die Führung des Lagers & die Abwicklung der Logistikprozesse auf dem Campus, Beschaffungen nach dem Bundesvergabegesetz, den Betrieb des ISTA-Bestellsystems und bietet Schulungen für neue Mitarbeiter:innen an.
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Wolfgang Fohringer (Head): DW 1090 wolfgang.fohringer@ista.ac.at
Grant Office
Das Grant Office des ISTA unterstützt bei der Antragsstellung und Ausverhandlung von Förderansuchen für Projekte, die durch die Europäische Kommission, Bundes- und Landesämter, Stiftungen und andere öffentliche und private Fördergeber finanziert werden.
Die Dienstleistung des Grant Office umfassen Auskünfte über Finanzierungsmöglichkeiten, Hilfestellung während der Vorbereitung eines Förderansuchens und die finanzielle Abwicklung der Förderung sowie die Erstellung von Zwischen- und Endberichten.
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Marie Kolmanová (Head): DW 1038 marie.kolmanova@ista.ac.at
Allgemeine Anfragen: grants@ista.ac.at
Human Resources
Die Arbeitswelt in der Wissenschaft & Forschung ist international, komplex und dynamisch. Im Auftrag des Managements verfolgen wir eine aktive Personalpolitik, die flexibel und rasch auf gesetzliche Veränderungen und die Anforderungen der Wissenschaft & Forschung reagiert. Human Resources unterstützt Wissenschafter:innen und Mitarbeiter:innen durch professionelles Human Resources Management und serviceorientierte Beratung in folgenden Bereichen:
- Arbeitsrecht
- Compensation & Benefits
- Payroll & Personaladministration
- Personalmarketing & Employer Branding
- Personalentwicklung & Training
- Recruiting & Onboarding
- Welcome Services
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Anita Just (Head): DW 1143 anita.just@ista.ac.at
Office of the President
Das Office of the President ist mit der Abwicklung aller nicht-wissenschaftlicher Agenden des Präsidenten und des Executive Vice President betraut und dient als Schnittstelle zu Wissenschafter:innen und Verwaltungsmitarbeitern, zu Kuratorium und Exekutivausschuss, zu Kooperationspartnern und anderen externen Kontaktpersonen. Es betreut und koordiniert akademische Angelegenheiten, u.a. Berufungen, Budgets, Beurlaubung, Pensionierung. Es stärkt die Verbindungen zu ähnlichen Instituten und unterstützt die Entwicklung des Instituts durch Analysen und Vergleiche. Zudem umfasst es Development & Partnerships und ist für die Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen verantwortlich, insbesondere des Kuratoriums- und Exekutivsausschusses sowie des Managements, erstellt Protokolle, Präsentationen und Berichte und kümmert sich um die effiziente und reibungslose Büroleitung.
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Magdalena Kaltenecker (Head): DW 1033 magdalena.kaltenecker@ista.ac.at
VISTA
VISTA Science Experiences ist das Wissenschaftsvermittlungs-Programm von ISTA. Es bietet Wissenschafts-Fans jeden Alters Möglichkeiten in die Wissenschaft einzutrauchen. Im direkten Kontakt mit Forscher:innen wird Wissenschaft als Prozess erlebbar und aktuelle Spitzenforschung zugänglich. Die Aktivitäten finden im VISTA Science Experience Lab am Campus, online, an Schulen, und Orten wie Parks oder beim Heurigen ums Eck statt. Zu den Hauptzielen von VISTA gehören:
- Lehrer:innen Trainings: Unterstützung von Lehrkräften mit innovativen Unterrichtsmaterialien und Fortbildungen.
- Forschungs-Ausstellungen: Mit Ausstellungen und Exponaten aktuelle Wissenschaft und Technologien zugänglich machen.
- Exzellenz und Innovation: Die nächste Generation von Wissenschafter:innen inspirieren und den direkten Kontakt zu Weltklasse-Forschung ermöglichen.
- Wissenschaft für Alle: Mit dem VISTA Science Tuk Tuk und Vermittlungsprogrammen Wissenschaft zu den Menschen bringen.
- Wissenschaft und Demokratie: Zeigen wie man wissenschaftliche Fakten von möglichen Falschinformationen unterscheiden kann, und kritisches Denken fördern.
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Christian Bertsch (Head): Christian.Bertsch@ista.ac.at
xista
xista ist die zentrale Anlaufstelle für alle Angelegenheiten, die geistiges Eigentum, wie Patentanmeldungen und Patente, am ISTA betreffen. Wenn Wissenschafter:innen eine Entdeckung im Labor machen oder eine großartige Idee haben, die sich patentieren oder verwerten lässt, unterstützt xista bei der Patentierung und/oder der Lizenzierung an Dritte oder auch bei der Unternehmensgründung. xista ist ebenso für Material Transfer Agreements (MTAs) zuständig und bietet Hilfestellung bei Vereinbarungen zur Zusammenarbeit mit der Industrie, insbesondere über zukünftig entstehendes IP (intellectual property).
„xista innovation“ ist eine Initiative des ISTA zur Unterstützung von Forscher:innen, die an einer kommerziellen Entwicklung und Nutzung ihrer Forschungsergebnisse interessiert sind. Mit einer Reihe von Maßnahmen sollen Erfindungen in Produktideen übersetzt werden, die das Institut über Lizensierungen und Unterstützung von Start-up Gründungen verwerten will. xista unterstützt den Austausch mit der Industrie, arbeitet mit Gründer:innen, und hilft Studierenden bei ihrer Karriereentwicklung.
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Markus Wanko (Head): DW 1130 Markus.Wanko@ista.ac.at
